为什么我们需要GTD

很多人终日忙忙碌碌，大脑的存储空间早已不堪重负。他们时常感到心神不宁、坐卧不安、执行能力减弱，这是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。

我目前的工作状态，比起上面描述的场景，简单了很多，不过由于我所从事的是互联网技术领域的运维工作，涉及到的技术面比较多，问题也比较杂，相关的、不相关的问题都会找上门来。再加上我有项目管理的职责，很多工作要不断组织推进，不断做出决定，如果一直犹豫不决，或者忘记了这件事情的存在，工作就会越来越被动。我之前一直在不断寻找趁手的项目管理工具，希望借助工具来提高项目协作的效率，后来我慢慢发现，对于10人以下的项目来讲，用一个在线的Excel做一个完整的WBS（结构良好的工作清单），就能解决我现阶段的大部分问题，而我真正需要的，是如何在如何把众多杂乱的任务有效地组织起来，高效地完成、分配、跟进他们，从而提升整体的掌控感，最终，我选择了GTD工作法。

我决定要开始GTD的时候，我学习的所有理念和方法论都是来自一本书，书的英文名字叫做《Getting Things Done》，作者是美国作家David Allen，从2002年出版以来一直畅销至今，GTD还成了一个专属名词。本书的中文版名字叫做《搞定》，书名俗了些，书中的内容大量重复，车轱辘话说来说去，中文翻译的也不怎么样，总之，在我看来这是一本不容易读的书。不过毕竟它畅销了近20年，内容还是非常有价值的，并且放在今天依然非常有价值。更重要的是，我不仅读完了，还实践了，算是不十分彻底地GTD了一把，效果比较满意，并且我认为，GTD了以后，可能再也回不去了。

GTD是什么

有人觉得GTD是时间管理的方法，我觉得GTD并没有管理时间，而是管理的自己，并且我从来不认为时间是可以管理的。还有些人觉得GTD就是列个清单，其实这个理解是不准确的。下面先简单说说我所理解的GTD，GTD主要包含以下三步

第一步，收集

收集就是写下你所有未完成的事情，不依靠大脑，清空你的大脑。

先来看一个定义，作者是这样定义“材料”（stuff）的：

进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的任何事情，你尚未确定它对你的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情。对很多人来说，他们的组织整理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对“材料”的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单。

收集需要做的是，拿出笔和纸，或者坐到电脑前，梳理出你脑子里的所有“材料”，像倒垃圾那样全都写出来。现在的、以后的、某一时间的、大的、小的、不大不小的，等等。这时候你不要考虑如何去解决他们，仅仅是写出来你的脑子里到底都存放了些什么事情就可以了，越全面越好。这本书把记录这些材料的地方叫做工作篮(in_basket)，有些地方叫做收件箱(in_box)，说的都是一个东西。工作篮是一个临时存储材料的地方，这里面的事情跟垃圾桶其实差不太多，事情杂乱地列在一起，没有归类，没有轻重缓急。

收集的主要任务就是清空你的大脑，把所有信息保存在你的大脑之外。据说有些CEO之类的企业高管，光是梳理这一步，都要进行十几个小时，能梳理出来几百件任务。我大概梳理了半个小时，有60个左右的任务。你可以尽量去清空你的大脑，但是不用太担心会有遗漏，因为清空大脑是一个持续的过程，后面还会定期进行回顾，这时候你如果想起来什么事情了，可以继续放到工作篮中。

大脑不善于记忆东西，硬让它记忆的话，不仅效果不好，还会增加它的负担。所以，有效的收集，要记录下大脑中所有悬而未决的事情，最好只记录在一个可靠的地方，可以是一个本子，或者一个互联网app。还有一个重要的点就是，要定期清空它，下一步“理清”就是为了清空工作篮。

第二步，理清

理清就是思考工作篮中每件事情的意义，然后明确下一步的行动是什么。立刻完成，或者立刻分配给别人，或者放到某个下一步行动清单中，又或者直接把它丢到垃圾箱，不做任何处理。明确了下一步行动，就可以把任务从工作篮中删除了。

这一步的着眼点在思考下一步的行动上，它会引导你思考你对每件事情期望实现的结果是什么，你下一步的行动是什么。只有行动起来，才能引导事情朝着自己预期的方向发展，才能逐步缓解压力。

你要对工作篮中的每件事情做出判断：

1、判断你需要不要做出行动，如果不需要，就放到备忘录中或者直接丢弃掉。否则进入下一步

2、如果需要行动，那就考虑一下是自己来做还是分配给别人来做，如果是后者，那就立刻分配出去，讲清楚期望的结果并约定好完成时间，然后让这件事情进入等待清单中并在合适的时间提醒自己继续关注它。否则进入下一步。

3、如果事情需要自己来做，并且在两分钟内就能解决，那就立刻行动，完成它，从而让这个任务完成掉。否则进入下一步。

4、如果需要自己来做，并且两分钟之内完成不了，那就放到对应的下一步行动清单中，并且设置好任务的截止时间或开始行动的时间。

书中作者给出了一个流程图

对工作篮中的每件事情重复这个过程，最终清空工作篮，这时候你会得到了一个等待清单和若干个下一步行动计划，这些行动计划可能会被分门别类地存储到不同的清单中，每个清单可能对应一个项目。

这一步有一个误区就是，将工作篮中的任务放到了不同的清单中，但是清单中的内容是一件件事务，或者是前面所说的材料，而不是下一步行动。从事务到行动的过程，需要消耗大脑的很多能量才能完成，这个过程最好不要重复地做。拖延症的产生，和这个有直接的关系，拖延的人也知道自己有一堆事务要处理，但是始终没有做出下一步行动计划。

第三步，回顾

回顾就是定期回顾你的清单里面的每件事情，看看它们目前的状态是怎么样的，是进行中，还是未启动。对于进行中的任务，看看他们有没有按照你的预期在进行，有没有遇到新的问题。对于未启动的任务，看看是不是因为某些条件一直不具备（然后聚焦到这些条件上），还是自己的拖延症又出来捣乱了，又或者这个任务其实没有必要开始而是应该被扔到垃圾桶里。对于没有下一步计划的事项，要尝试做出下一步行动计划，等等。

定期回顾不仅可以更好地完成任务，还可以以更高的视角去思考任务对你的意义。

我的GTD心得

以上三步都是一个持续的过程，对于工作来讲，你随时都可能会有新的任务进来，你就需要随时收集。如果每次只来一两个任务，你可以连收集带理清一块做了，立刻完成或者立刻做出下一步行动计划，然后放到对应的下一步行动清单中。有时候开会或讨论的时候，会一下子产生很多想法或灵感，你可以先把这些想法都收集起来，记录到电脑里或者一个小本本上，事后专门找个时间一件一件地理清它。

我有一个习惯，就是每天下班前要理清当天的所有任务，清空工作篮，清空大脑，然后轻轻松松地下班回家，享受无压力的生活。事情都被安排好了（至少你认为已经安排好了），他们就不会时不时在你的大脑里闪现出来，扰乱你平静的生活了。

持续回顾也是至关重要的。我每天早上九点半和团队一起开会，开会之前我会花两三分钟快速回顾一下我近两天的行动计划，这个过程就像我把昨天下班前从大脑里dump出来的东西又重新加载回了我的大脑，让我一下子从平静的生活状态过渡到忙碌的工作状态，不至于在早会上大脑一片空白或者断篇。

我也在培养自己每周对所有任务进行回顾的习惯，刚开始做这个时，花的时间可能会长一点。

我认为GTD不仅可以提高工作效率和产出，还可以平衡工作于生活，因为工作无形中挤占了过多生活的时间，导致我们对生活的思考也变少了，而GTD至少可以在遇到生活中的问题时引导你快速做出下一步的决定，这个决定会被记录下来，并且还带上了一个截止日期，这就像自己做出的承诺已经被记录在案了，就只剩下去做了。这个下一步计划会被一遍一遍地回顾，直到被完成。

清空大脑可以让我有一个不错的节奏，按照这个节奏，我可以让工作与生活在一定程度上的达到一种平衡状态。持续回顾让我获得了一种掌控感，让我越来越自信了。不断思考下一步的行动是什么，让我发生了一些看似微妙、实则影响深远的改变，可能连现在的自己都没有意识到这种影响对我有多么深远，战胜拖延症、积极的思想、突破自我设限、让家人感到可依赖，等等，这些在以前看来都是很难的事情，现在却被顺便解决了。

关于工具的选择

GTD方法需要依赖一个清单工具，我之前用过滴答清单，好像挺好用的，前几天体验了一把ominifocus，功能确实强大，不过太贵了，并且mac和iPhone的客户端需要单独付费，我也就放弃了。最终，我选择了苹果系统自带的一个名叫“提醒事项”的应用，使用起来极其简单，功能又极其强大，iPhone端和mac端可以借助icloud自动同步。

清单工具需要具备的最基本的功能包括：

1、可以创建清单，来聚合一组事项。

2、任务可以设置提醒时间，并且到时间了以后可以稳定地收到通知。

3、跨平台，支持同时在手机和电脑端操作，并且数据自动同步。

我认为一个好的GTD工具，具备以下特点：

1、清单可以进一步分组聚合，这样可以把同类的清单放在一起。

2、任务可以设置多个子任务，子任务也支持备注、提醒等功能。一个大任务可以像项目一样拆分为多个子任务。

3、可以跨清单查看任务事项，例如：查看今日事项，查看所有已计划的事项，查看星标事项，查看所有事项等。

4、支持创建标签并通过标签关联不同清单中的任务事项，这样可以多维度组织和管理任务事项。

5、标签支持像脑图那样分解，并且选中上级标签后，会同时显示所有下级标签对应的任务事项，onimifocus做到了这个。举例例子，你有一个标签是“朋友”，朋友里面可以细分出朋友A和朋友B，你可以只看朋友A相关的事项或者只看朋友B相关的事项，你也可以选择查看朋友这个标签下的所有标签对应的所有事项，就是所有朋友的事项。

工具只是辅助手段，重要的还是要理解GTD的思想并践行，养成一种习惯。

让我们一起GTD吧。

本文首发在我的个人公众号老朱的读书随想，感兴趣的可以关注我哦。